내용증명 보내는법: 양식 작성부터 우체국 발송까지

내용증명을 처음 보내려는 분은 어떤 양식으로 써야 하는지, 몇 부를 출력해 가야 하는지, 비용은 어떻게 매겨지는지부터 막히기 쉽습니다. 우체국 창구에서 서류가 받아들여지지 않거나 접수 뒤에 오타를 발견하면 처음부터 다시 준비해야 할 수도 있습니다. 아래에서는 우편 관련 법령에 있는 내용증명 조항을 기준으로 문서 요건, 제출 부수, 창구 절차, 전자 방식 접수, 수수료 계산 방식, 발송 후 기한을 차례로 살펴봅니다.

자획이 명료한 문서만 받는다: 내용문서 요건과 취급하지 않는 문서

내용증명우편물은 한글, 한자 또는 그 밖의 외국어로 자획을 명료하게 적은 문서인 경우에만 취급합니다. 여기서 말하는 문서에는 첨부물도 포함됩니다. 본문에는 숫자, 괄호, 구두점이나 일반적으로 쓰는 단위 같은 기호를 함께 적을 수 있습니다.

반대로 우체국이 취급하지 않는 문서도 정해져 있습니다.

• 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용의 문서
• 원본(사본 포함)과 등본이 같은 내용임을 일반인이 쉽게 알아보기 어려운 문서

이번에 확인한 조문에는 제목이나 문구를 지정한 별도 서식이 나오지 않습니다. 대신 글씨가 또렷할 것, 원본과 등본이 똑같아 보일 것, 성명·주소를 일치시킬 것이 양식의 핵심 요건입니다.

원본·등본·봉투에 적는 성명·주소는 서로 같아야 한다

성명·주소 일치 요건도 꼭 확인해야 합니다. 내용문서 원본, 등본, 우편물 봉투에 적는 발송인과 수취인의 성명·주소는 서로 같아야 합니다. 여러 사람이 연명해 같은 사람에게 보낼 때에는 봉투에 연명자 가운데 한 명의 성명·주소만 적습니다.

우편물 외부에는 발송인 및 수취인의 성명·주소와 우편번호를 적는 것이 기본입니다. 수취인 성명을 생략할 수 있는 것은 등기우편물이 아닌 우편물뿐입니다.

원본과 등본 2통, 동문내용증명일 때의 제출 부수

내용증명우편물을 보내려는 사람이 우체국에 내야 하는 서류는 경우에 따라 다음과 같습니다.

원본은 수취인에게 갑니다. 제출한 등본 중 한 통은 우체국이 발송한 다음 날부터 3년간 보관하고, 나머지 한 통은 발송인에게 돌려줍니다.

동문내용증명은 같은 내용을 여러 사람에게 보내는 경우에 쓰는 방식으로, 2인 이상의 수취인에게 같은 내용문서를 보내는 경우에 할 수 있습니다. 즉 원본은 받는 사람 수만큼, 등본에는 받는 사람 전원의 인적 사항을 담는 구조입니다.

창구에서 거치는 대조·계인·간인·봉함

창구 접수는 아래 순서로 진행됩니다.

봉함 단계와 관련해, 봉투를 미리 붙여 가면 직원 앞에서 넣고 봉하는 단계를 거칠 수 없으므로 봉투는 열린 상태로 준비해 가는 것이 절차에 맞습니다.

“정정”·“삽입”·“삭제” 표시는 접수 전까지만

원본이나 등본의 문자·기호를 고치거나 넣거나 지운 때에는 “정정”·“삽입”·“삭제”라는 문자와 그 글자 수를 난외나 끝부분 여백에 적고, 그 자리에 발송인의 도장이나 지장을 찍거나 서명해야 합니다. 고치거나 지운 원래 글자는 알아볼 수 있도록 남겨 두어야 합니다. 이렇게 정정한 곳에는 접수할 때 우체국이 우편날짜도장을 찍습니다.

중요한 점은 접수한 뒤에는 바꿀 수 없다는 것입니다. 내용증명우편물을 접수한 후에는 발송인·수취인의 성명·주소 변경이나 원본·등본의 문자 정정 등을 청구할 수 없습니다. 주소 한 글자, 날짜 표기 하나까지 접수 전에 다시 확인해야 하는 이유입니다.

전자적 파일로 제출하는 내용증명(인터넷 접수)

시행규칙은 전자우편으로 내용증명을 보내는 방식도 두고 있습니다. 이때는 우정사업본부장이 고시하는 바에 따라 전자적 파일 형태의 내용문서를 제출하며, 원본과 등본을 종이로 맞대는 창구식 증명 대신 고시에서 정한 증명 방법을 따릅니다.

전자적 파일 형태의 내용문서도 우체국이 발송한 다음 날부터 3년간 보관해야 하며, 발송인에게는 그 파일을 전송하는 방식으로 돌려줄 수 있습니다. 이 경우 발송인이 받은 파일과 수취인에게 보낸 내용문서는 같은 것으로 봅니다.

인터넷우체국 화면에서의 구체적인 입력 순서, 허용 파일 형식, 결제 화면은 이번 자료에 없으므로 이용 전에 확인이 필요합니다.

취급수수료는 기준용지 매수로 센다

우편요금과 우편 이용 수수료는 과학기술정보통신부장관이 정합니다. 장관은 이 요금과 수수료를 고시해야 하고, 특수취급 우편역무를 이용하는 사람은 수수료를 내야 합니다. 납부 방법으로는 현금, 우표, 신용카드·직불카드, 전자결제 등이 법에 열거돼 있습니다.

계산 방식은 시행규칙에 정해져 있습니다. 내용증명 취급수수료는 기준용지 규격을 기준으로 내용문서의 매수에 따라 계산합니다.

다만 기준용지의 구체적 규격과 현행 수수료 금액은 이번 자료에 나오지 않으므로 확인이 필요합니다. 내용증명 수수료 외에 붙는 우편요금이나 다른 특수취급 수수료도 고시를 확인해야 정확히 알 수 있습니다.

발송한 다음 날부터 3년: 재증명·열람·배달증명 청구기간

내용증명은 보낸 뒤에도 일정 기간 우체국을 통해 확인할 수 있습니다.

재증명은 발송인 또는 수취인이 우체국에 특수우편물수령증·주민등록증 등 관계자료를 내보여 청구할 수 있습니다. 이때 우체국에 보관된 최초 등본과 같은 등본을 내야 하며, 분실 등으로 내기 어렵다면 우체국이 보관본을 복사해 재증명해 줄 수 있습니다.

등본 열람은 같은 방식으로 신분을 입증하면 발송우체국에 청구할 수 있습니다.

배달증명은 내용증명우편물의 청구기간이 일반 등기우편물보다 더 깁니다.

배달 과정에서는 등기우편물의 경우 수취인·동거인 등으로부터 수령 사실을 확인받고 배달하는 것이 원칙입니다. 상대방이 받았는지를 나중에 확인해야 할 수 있다면 발송 때 받은 특수우편물수령증을 등본과 함께 보관해 두는 것이 좋습니다.

우체국에 가기 전 원본·등본·봉투 점검표

아래 항목으로 내 상황을 점검해 보세요.

근거 조문의 시행일과 여기서 다루지 않는 부분

위 내용이 근거로 삼은 법령과 시행일은 다음과 같습니다.

시행규칙 조문은 개정될 수 있어 최신 조문 확인이 필요합니다. 내용증명을 보낸다는 사실이 개별 분쟁에서 어떤 의미를 갖는지는 여기서 다루지 않습니다. 구체적 사안은 우체국 등 관련 기관이나 전문가 확인이 필요합니다.