개인정보 수집·이용 동의서 양식: 필수 기재 항목과 작성 예시

단체 행사 신청서나 회원 가입서 아래에 붙일 개인정보 수집·이용 동의서를 새로 만들려는데, 어떤 칸을 넣어야 하는지부터 막히는 경우가 많습니다. 인터넷에서 내려받은 양식을 그대로 쓰자니 우리 조직의 처리 목적과 맞는지 알 수 없고, 제공 동의나 홍보 동의를 같은 종이에 넣어도 되는지도 헷갈립니다. 아래에서는 개인정보 보호법과 같은 법 시행령 조문에 적힌 기재 항목만 골라, 동의서 한 장을 칸 단위로 채워 가는 순서로 살펴봅니다.

아래 내용은 시행 2026년 9월 11일 개인정보 보호법과 같은 날 시행되는 개인정보 보호법 시행령 조문만을 근거로 한 것이며, 개인정보보호위원회 표준 양식의 최신 여부와 표시 방법에 관한 고시는 확인이 필요합니다. 일반적인 안내로 법률 자문이 아니며 개별 사안은 다를 수 있으므로, 구체적 사안은 개인정보보호위원회 등 관련 기관·전문가 확인이 필요합니다.

수집·이용 동의서의 뼈대가 되는 네 칸

정보주체의 동의를 받아 개인정보를 수집할 때 알려야 하는 사항은 법에 네 가지로 정해져 있습니다. 동의서 양식의 기본 뼈대는 이 네 칸입니다.

• 개인정보의 수집·이용 목적
• 수집하려는 개인정보의 항목
• 개인정보의 보유 및 이용 기간
• 동의를 거부할 권리가 있다는 사실, 그리고 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우 그 불이익의 내용

네 번째 칸은 빠뜨리기 쉬운 부분입니다. 거부할 권리가 있다는 문장만 넣고 끝내기 쉬운데, 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우라면 그 내용까지 함께 적어야 조문이 요구하는 고지가 채워집니다.

이 네 가지 중 어느 하나라도 바꾸는 경우에는 다시 알리고 동의를 받아야 합니다. 양식을 개정하면서 목적·항목·기간 칸이 달라졌다면, 기존 동의만으로 처리를 이어 가도 되는지 따로 점검해야 하는 이유입니다.

수집 항목 칸에 함께 넣는 최소 수집 안내 문장

수집 항목 칸을 채울 때는 최소 수집 원칙도 함께 봅니다. 목적에 필요한 최소한의 개인정보만 수집해야 하고, 최소한이라는 입증책임은 개인정보처리자가 부담합니다. 동의를 받아 수집하는 경우에는 필요한 최소한의 정보 외의 개인정보 수집에는 동의하지 않을 수 있다는 사실을 구체적으로 알려야 하므로, 양식 안에 이 안내 문장을 따로 두어야 합니다.

제3자 제공 동의서의 다섯 칸과 수집·이용 동의서의 차이

개인정보를 제3자에게 제공하려고 동의를 받을 때 알려야 하는 사항은 다섯 가지입니다. 수집·이용 동의서와 나란히 놓으면 차이가 분명합니다.

제공 동의서에는 ‘제공받는 자’ 칸이 새로 생기고, 목적과 보유 기간은 우리 조직이 아니라 제공받는 자를 기준으로 적습니다. 수집·이용 동의서의 기간 칸을 그대로 복사해 제공 동의서에 붙이면 기준이 되는 주체가 어긋날 수 있다는 점에 주의합니다.

제공 동의 역시 기재 사항 중 하나라도 바뀌면 다시 알리고 동의를 받아야 합니다. 또 법은 수집·이용 동의와 제공 동의를 동의 사항을 구분하여 각각 받아야 하는 경우로 나란히 열거하고 있습니다. 한 장의 서식에 두 동의를 함께 싣더라도 칸과 체크란을 따로 두어야 하는 근거가 여기에 있습니다.

칸으로 옮긴 예시 틀과 시행령의 동의 조건 네 가지

아래는 조문상 기재 항목을 칸으로 옮긴 예시 틀입니다. 괄호 안 문구는 설명을 위한 가상의 기재 예이며, 실제 내용은 각 조직의 처리 목적과 항목에 맞춰 바꿔 적어야 합니다.

[개인정보 수집·이용 동의]
■ 수집·이용 목적: (예: ○○ 행사 참가자 확인 및 행사 안내 연락)
■ 수집 항목: (예: 성명, 휴대전화번호)
■ 보유 및 이용 기간: (처리 목적에 맞춘 구체적인 기간 기재)
■ 동의 거부 권리 안내: 귀하는 동의를 거부할 권리가 있습니다.
   (동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우 그 내용을 구체적으로 기재)
■ 최소 수집 외 항목 안내: 필요한 최소한의 정보 외의 항목에는
   동의하지 않을 수 있습니다.
   □ 동의함   □ 동의하지 않음

[개인정보 제공 동의]
■ 제공받는 자: (예: ○○ 협력기관)
■ 제공받는 자의 이용 목적:
■ 제공 항목:
■ 제공받는 자의 보유 및 이용 기간:
■ 동의 거부 권리 및 불이익 안내:
   □ 동의함   □ 동의하지 않음

문구를 다듬을 때는 시행령이 정한 동의 조건을 기준으로 삼습니다. 동의를 받을 때에는 다음 조건을 모두 충족해야 합니다.

• 정보주체가 자유로운 의사에 따라 동의 여부를 결정할 수 있을 것
• 동의를 받으려는 내용이 구체적이고 명확할 것
• 그 내용을 쉽게 읽고 이해할 수 있는 문구를 사용할 것
• 동의 여부를 명확하게 표시할 수 있는 방법을 정보주체에게 제공할 것

예시 틀에 ’동의함’과 ’동의하지 않음’을 함께 둔 것은 네 번째 조건을 칸으로 옮긴 형태입니다. 목적 칸에 포괄적인 문구만 적혀 있다면 두 번째 조건에 비춰 다시 살펴볼 부분입니다.

서면 동의서에서 알아보기 쉽게 표시할 중요한 내용

동의를 서면(전자문서 포함)으로 받을 때에는 대통령령으로 정하는 중요한 내용을 보호위원회가 고시로 정하는 방법에 따라 명확히 표시해 알아보기 쉽게 해야 합니다. 시행령이 정한 중요한 내용은 다음과 같습니다.

• 수집·이용 목적 중 재화나 서비스의 홍보 또는 판매 권유 등을 위해 해당 개인정보로 정보주체에게 연락할 수 있다는 사실
• 처리하려는 개인정보의 항목 가운데 시행령이 따로 정한 사항
• 개인정보의 보유 및 이용 기간(제공 시에는 제공받는 자의 보유 및 이용 기간)
• 개인정보를 제공받는 자 및 제공받는 자의 개인정보 이용 목적

두 번째 항목의 세부 내용과 구체적인 표시 방법을 정한 고시 내용은 여기서 근거로 삼은 자료에 담겨 있지 않아 원문 확인이 필요합니다. 개인정보보호위원회가 배포하는 표준 양식이 있는지, 있다면 최신 판인지도 확인 필요 사항입니다.

선택·홍보·민감정보·국외 이전·아동: 따로 나눠야 하는 동의 칸

한편 법령상 의무나 계약 이행처럼 동의 없이 처리할 수 있는 항목은 동의 항목과 섞지 않습니다. 그 항목과 처리의 법적 근거는 동의받아 처리하는 개인정보와 구분해 처리방침으로 공개하거나 전자우편 등으로 알려야 하며, 동의 없이 처리할 수 있다는 입증책임은 개인정보처리자가 부담합니다.

서명·전화·홈페이지·전자우편: 동의서를 회수하는 경로

양식을 만들었다면 어떤 경로로 회수할지도 정해야 합니다. 시행령은 동의를 받는 방법으로 다음을 열거합니다.

• 동의 내용이 적힌 서면을 직접 발급하거나 우편·팩스 등으로 전달하고, 정보주체가 서명하거나 날인한 동의서를 받는 방법
• 전화로 동의 내용을 알리고 동의의 의사표시를 확인하는 방법
• 전화로 알린 뒤 인터넷주소 등으로 동의 사항을 확인하게 하고 다시 전화로 의사표시를 확인하는 방법
• 인터넷 홈페이지 등에 동의 내용을 게재하고 정보주체가 동의 여부를 표시하도록 하는 방법
• 동의 내용이 적힌 전자우편을 보내고 동의의 의사표시가 적힌 전자우편을 받는 방법
• 그 밖에 위 방법에 준하는 방법

종이 양식이라면 서명 또는 날인란을, 온라인 양식이라면 항목별 동의 여부를 표시하는 칸을 두는 식으로 회수 방법에 맞춰 마지막 칸을 설계합니다.

배포 전에 양식을 놓고 묻는 여덟 가지 질문